بحث جاهز حول نظام المعلومات

تمهيــــد

إن نظام المعلومات يلعب دورا هاما و حساسا داخل المؤسسة بصفته منتجا للمعلومات ، فهو يعتبر عنصر حيوي ، إذ على أساس المعلومات التي ينتجها يتم اتخاذ القرارات الفورية و الاستراتيجية للمؤسسة .

هذا ما سنحاول إبرازه في الفصل الأول من هذا البحث من خلال تقسيمه إلى مبحثين ، نعرض في الأول بعض المفاهيم العامة حول المعلومة و النظام و مختلف التعاريف التي تميز بها نظام المعلومات و توضيح أسباب نشأته و أهم أنواعه ، أما في المبحث الثاني فسنكشف الضوء على وظائف، أهداف و خصائص نظام المعلومات وأهم مصادر تصميمه و تطويره .

المبحث الأول :مفاهيم حول نظام المعلومات

المطلب1 : مفاهيم عامة حول النظام و المعلومة

1- بعض المفاهيم الأساسية للنظم :

أ- يمكن تعريف النظم على أنه مجموعة من المكونات المرتبطة و التي تكون معا كيانا واحدا ، وهناك العديد من أنواع النظم موجودة في العالم مثلا : المجموعة الشمسية ، جسم الإنسان و غيرها .

* أما مفهوم النظام من منظور نظم المعلومات فهو مجموعة من المكونات المرتبطة و التي تعمل معا نحو تحقيق هدف واحد عن طريق قبول مدخلات من البيئة و إجراء عمليات تحويلية عليها لتحولها إلى مخرجات .


و يعتبر النظام ديناميكيا في حالة قيامه بالوظائف الثلاثة التالية و هي :

- الإدخال : ينطوي على تجميع العناصر اللازمة لتشغيل النظام فمثلا لابد من تجميع المواد الخام ، و الأفراد و البيانات قبل أن يتم التشغيل .

- التشغيل : ينطوي على عملية تحويل المدخلات إلى مخرجات مثل إجراء عملية حسابية على البيانات .

- المخرجات : تنطوي على نقل المخرجات الناتجة من عملية التحويل إلى مقرها النهائي ، مثل توزيع التقارير على المستخدمين .

و يعتبر النظام قادر على تنظيم نفسه إذا تمت إضافة العنصرين التاليين :

- التغذية المرتدة : و هي تمثل معلومات حول أداء النظام مثل : صدور معلومات حول أداء رجال البيع لمدير المبيعات .

- الرقابة : تنطوي على متابعة وتقييم المعلومات المرتدة لتحديد أي انحرافات للنظام عن أهدافه ، وكذلك اتخاذ الإجراء اللازم لتعديل مدخلات و عمليات النظام لضمان الوصول إلى مخرجات ملائمة ، كأن يقوم مدير المبيعات بإعادة توزيع رجال البيع على المناطق البيعية بعد تقييمه للمعلومة المرتدة .

ب- أهم الخصائص التي يتميز بها النظام :

- يجب أن يتكون النظام من مجموعة من الأجزاء تتمثل في المدخلات و عمليات التشغيل و المخرجات و التغذية العكسية و يمكن توضيح هذه الأجزاء من خلال الشكل التالي :

المدخلات عمليات التشغيل المخرجات
التغذية العكسيـة

- يجب أن تكون هناك علاقة متبادلة و متداخلة بين الأجزاء الأساسية .

- يجب أن تعمل أجزاء النظام من أجل تحقيق هدف مشترك قد يكون في شكل إنتاج سلعة مادية ملموسة أو خدمة غير ملموسة أو إتاحة معلومات كما هو الحال بالنسبة لنظام المعلومات .


2- بعض المفاهيم الأساسية للمعلومة :

أ- يمكن تعريف المعلومة على أنها هي المعرفة التي لها معنى و مفيدة في تحقيق الأهداف ، و يجب أن تتصف المعلومة بالدقة في الوصف و السرعة في تحضيرها و جلبها إضافة إلى تميزها بالبساطة .

ب- نحصل على المعلومات من المصادر التالية :

- المصادر الداخلية : هذه المصادر تعطي البيانات على شكل رسمي و غير رسمي من داخل المؤسسة و يتم تجميعها للأحداث الواقعة حقيقة ، و بمجرد الحاجة إلى المعلومات يتم تصميم أسلوب لجمعها و استخراج الحقائق منها .

- المصادر الخارجية : تتشكل من المعطيات الناتجة عن المحيط الخارجي للمؤسسة و تشمل أطرافا متعددة فالحكومة مثلا تصدر معلومات عن القوانين و السياسات الاقتصادية ، إضافة إلى هذا هناك مصادر أخرى كالموردين والعملاء .

- المصادر الشفهية : تعرف على أنها المناقشات التي تجري بين العمال و كذا اللقاءات و الاجتماعات .

- المصادر الوثائقية : و تنقسم بدورها إلى مصادر أولية وأخرى ثانوية :

- حيث أن المصادر الأولية تتمثل في الدوريات و البحوث الميدانية و كذلك الأطروحات الجامعية ، ومن ميزات هذه المصادر أنها وسيلة للوصل إلى الكثير من الناس كما أنها تكون من قبل خبراء .
- أما المصادر الثانوية فيمكن حصرها في القوانين و الأجهزة الحكومية و كذا المطبوعات و المنشورات ، ومن ميزة هذه المصادر أنها محددة و جاهزة وتكلفتها رخيصة نسبيا و تقدم حجم كبير من المعلومات .

ج- هناك طرق متعددة لجمع المعلومات و يتم اختيار أنسب طريقة تبعا إلى الاحتياجات و فيما يلي ذكر أهم الطرق :

- البحث و فحص السجلات : و تتم عن طريق متابعة الخريطة التنظيمية للملفات و التقارير و نماذجها ، سجلات العمل ، القرارات ، الشكاوى إضافة إلى المشاكل التي سجلت حين إعداد و تنفيذ الخطط و الموازنات و كذلك خرائط المسارات .

- أسئلة الاستبيان : هي استمارة يتم ملؤها من قبل المستوجب الذي يعتبر سيد القرار ويعتبر الاستبيان طريقة للكشف عن الحقائق و ميول الأفراد .
- المقابلة الشخصية : هي من أهم الطرق للحصول على المعطيات إذ تساعد في ملاحظة سوك الأفراد و الجماعات ومعرفة آرائهم .

- الملاحظة : تعتمد على إرسال الملاحظين لتسجيل الوقائع أثناء العمل على شكل إحصائيات الرقابة الموجودة .

- العينات : هي عبارة عن أخذ عينة من المدخلات و المخرجات أو عينة من المواقف مثل عينة على طلبات البيع ، شكاوى العملاء ، الموظفين .

- الأنترنت : إن الأنترنت أو ما يعرف بشبكة الشبكات ، هي من أحدث طريقة لجمع المعلومات ظهرت مع التطور التكنولوجي ، وسببها التفتح العالمي إضافة إلى الخدمات التي توفرها الشبكة فهي تتميز بسهولة الاستعمال و تكلفة منخفضة .


المطلب2 : تعريف نظام المعلومات و أسباب نشأته

1- تعريف نظام المعلومات : نظام المعلومات هو إطار يتم في ظله التنسيق بين الموارد ( موارد بشرية ، موارد مادية) ، لتحويل المدخلات ( البيانات ) إلى مخرجات ( معلومات ) و ذلك لتحقيق أهداف المشروع .
و لقد تعددت تعاريف و مفاهيم نظام المعلومات و ذلك حسب اختلاف وجهات نظر الباحثين فنجد :

أ-Robert Reix يعرفه بأنه " مجموعة من الموارد و الوسائل و البرامج و الأفراد و المعطيات و الإجراءات التي تسمح بجمع و معالجة و إيصال المعلومات على شكل نصوص ، صور ، رموز ..... في المؤسسة " ¹.

ب- و يعرفه عبد الهادي مسلم " على أنه مجموعة من الإجراءات التي يتم من خلالها تجميع أو استخراج ، تشغيل ، تخزين و نشر المعلومات ، بغرض دعم عمليات وضع القرار و تحقيق الرقابة داخل المؤسسة " ² .

ج- أما أحمد رجب فقد عرف نظام المعلومات على أنه " نشاط المشروع الذي ينطوي على تجميع و تصنيف و تبويب و توزيع البيانات " ³ .


¹ Robert Reix " Traitement des informations " édition vubret , 2001 , P165.
² عبد الهادي مسلم " مذكرة في نظم المعلومات الإدارية – المبادئ و التطبيقات - " مركز التنمية الدراسية مصر ، 1994 ، ص 16 .
³ أحمد رجب عبد العالي " المعاصرة في اللآمحاسبة الإدارية " الدار الجامعية للطباعة والنشر، بيروت ،1992 ص13 .
2- أسباب نشوء نظم المعلومات : تعددت الأسباب حول استخدام نظم المعلومات هذه الأسباب يمكن حصرها في العوامل التالية :

2-1- المشكلة الإدارية : إن جوهر المشكلة الإدارية يتمثل في اتخاذ القرارات التي تحدد كيفية توزيع الموارد المحدودة على أوجه الاستخدام الغير محدود ، حيث أن الإدارة الغير السليمة لا تملك القدرة للسيطرة على العوامل الخارجية التي تتأثر بها لكن تستطيع أن تخفف من أثرها السلبي ، كما أن تلك القرارات تتخذ في ظروف تتصف بنقص المعلومات و عدم التأكد وصعوبة الرؤية المستقبلية و هذا كله يتطلب نظام معلومات فعال يساعد الإدارة على تقدير الاحتمالات المستقبلية بصورة صحيحة و اتخاذ القرارات السليمة .

2-2- تقسيم العمل : إن تقسيم العمل أدى إلى ظهور تبادل المعلومات ، فالمؤسسة تنقسم اليوم إلى العديد من الإدارات المختلفة ( المشتريات ، الإنتاج ، التسويق .....) و حتى يتم أداء الأنشطة بشكل فعال يجب أن تتم عملية تبادل المعلومات بين هذه الإدارات و الأقسام بشكل أفقي بين الإدارات في المستوى الواحد ، و عمودي بين الإدارات في المستويات المختلفة من أجل تحقيق الأهداف المرسومة ، و منه نقول أنه كلما زاد التقسيم الوظيفي للعمل زادت أهمية تبادل المعلومات بين الإدارات المختلفة و بالتالي تنشأ الحاجة إلى نظم المعلومات .

2-3- التقدم العملي والفني : إن التطورات العلمية و التقنية للإنتاج تجعل العملية الإنتاجية أكثر تعقيدا ، فالمشروعات أصبحت كبيرة الحجم ، و تحتاج إلى تمويل كبير، كل هذه العوامل أدت إلى صعوبة اتخاذ القرار ، إذ أن كل قرار خاطئ يعود بخسارة كبيرة ، و بالتالي فالمؤسسة تحتاج إلى كم هائل من المعلومات الصحيحة المفيدة و المؤكدة التي يجب أن تتدفق بشكل منتظم بين المراكز الإدارية المتعددة في المؤسسة .

2-4- المنافسة الدولية و المحلية : إن الاقتصاديات المعاصرة تتسم بالانفتاح على العالم أي تقوم على اقتصاد السوق ، حيث توجد مؤسسات عديدة منافسة على الصعيد الدولي و المحلي .

2-5- العرض : نقصد به العرض الذي يتطلب على المؤسسة ضمان بقائها في السوق و استمرارها في العمل في ظل جميع الظروف ، و هذا يتطلب جمع بيانات هامة تساعد المؤسسة على التحدي و متابعة كل التغيرات .

المطلب3 : أنواع و موارد نظم المعلومات

1- أنواع نظم المعلومات ¹ : من أهم أنواع نظم المعلومات ما يلي :

1-1- نظام معلومات الإنتاج : تختص وظيفة الإنتاج بتحويل مجموعة من المدخلات إلى مجموعة من المخرجات في شكل سلع و خدمات ، فمثلا في نظام صناعي مثل صناعة السيارات ـ تقوم وظيفة الإنتاج بتحويل مجموعة من المدخلات متمثلة في الموارد المتاحة من عمالة و رأس مال إلى منتجات نهائية في شكل سيارات .

ويتكون نموذج معلومات الإنتاج من المكونات التالية :

* تخطيط الاحتياجات من الموارد .
* العمليات التحويلية ( تحويل فعلي إلى منتجات و خدمات ) .
* الهندسة الصناعية ( تعمل على اتصال وثيق مع التسويق عند تصميم المنتوج ) .
* الشحن و الاستلام ( العملاء و الموردين ) .
* المشتريات .
* رقابة الجودة .

1-2- نظام معلومات التسويق : منذ عام 1950 بدأت وظيفة التسويق تزداد و تنمو أهميتها و في بعض المؤسسات تتضمن وظيفة التسويق إدارة المخزون و التوزيع المادي للمنتجات النهائية .

و يتكون نموذج معلومات التسويق من المكونات التالية :

* بحوث التسويق ( دراسة السوق ).
* التسعير ( تحديد السعر الصحيح ) .
* الترويج .
* إدارة المبيعات ( نجاح أو فشل التسويق ينسب لقوة رجال البيع ) .

¹ سونيا محمد البكري و إبراهيم سلطان " نظم المعلومات الإدارية " دار النشر الجامعية الجديدة ، 2002 ص 254 .
1-3- نظام معلومات التمويل :إن نظام معلومات التمويل يتضمن وظائف محاسبية و تتمثل المكونات الأساسية لهذا النظام في :

* الميزانية ( تعد أداة رقابية لكل الموارد المالية ) .
* محاسبة التكاليف .
* إدارة الأموال ( الغرض هو التأكد من أن الأموال متاحة لمواجهة الالتزامات المالية للتنظيم و في نفس الوقت تنظم العائد على الأموال المتاحة للاستثمار ) .
* المحاسبة المالية .
* التحصيل .
* حسابات القبض ( تعتبر امتداد منطقي للتحصيل ).
* حسابات الدفع ( الدفع للموردين ) .

1-4- نظام معلومات الأفراد : إن نظام معلومات الأفراد لم يلق الاهتمام المناسب و قد يرجع السبب في هذا إلى أن تطبيقات الأفراد عادة ما تكون روتينية مثل أنشطة حفظ السجلات ، وبسبب آخر يرجع إلى أنه ما لم يكن عدد الموظفين كبير فان سجلات الأفراد من السهل المحافظة عليها يدويا .

و يتكون نموذج معلومات الأفراد من المكونات التالية :

* علاقات العمل (يمثل التداخل مع نقابات العمال و غيرها من التنظيمات العمالية ) .
* شؤون الأفراد ( المحافظة على سجلات الأفراد ) .
*التدريب ( يعتبر نشاط غير محدد ويجب أن يتم تحديده وفقا لميزانية معينة ).
* المرتبات و الأجور .

1-5- نظام المعلومات المحاسبي : هو نظام معلوماتي منهجي ، فهو يشمل على خصائص مصدرها طبيعة المحاسبة ، التي تتعلق بالتأثير الاقتصادي للأحداث التي تأثر على أنشطة المشروع .

يقبل نظام المعلومات المحاسبي البيانات الاقتصادية الناتجة من الأحداث الخارجية و يتم التعبير عن معظم هذه العناصر من البيانات في شكل مالي مثل كمية المبيعات للعميل ، و لكنها تحول إلى بيانات كمية في النهاية مثل إجمالي المبلغ المسدد للعميل .

ومن جانب المخرجات ينتج نظام المعلومات المحاسبي المستندات و القوائم و غيرها من معلومات المخرجات التي يتم التعبير عن محتواها بشكل مالي ،هذه المعلومات تساعد على اتخاذ القرار .
2- موارد نظم المعلومات : هناك 5 موارد أساسية يتم استخدامها في استقبال موارد البيانات و تحويلها إلى منتجات معلوماتية ، وهذه الموارد هي :

2-1- الموارد البشرية : إن وجود الأفراد ضروري لعمل أي نظام معلوماتي و هناك نوعين أساسيين من الموارد البشرية و هما المستخدمين النهائيين و الأخصائيون في نظم المعلومات .

2-2- الموارد المادية " المعدات " : تتضمن جميع الأجهزة المادية و الموارد المستخدمة في تشغيل المعلومات و هي تشمل الحاسوب و هي وحدة التشغيل المركزية ، و الأجهزة المكملة و نقصد بها مكونات الحاسوب و الوسائط و هي جميع الأشياء الملموسة و التي يتم تسجيل البيانات عليها .

2-3- موارد البرمجيات : تشمل جميع أنواع تعليمات تشغيل البيانات من برنامج و إجراءات .

2-4-موارد البيانات : يتم الاحتفاظ بالبيانات داخل قواعد البيانات ، و التي تتكون من مجموعة من الملفات و السجلات المرتبطة بطريقة منطقية .

2-5- موارد الشبكات : و يستخدم هذا المورد في حالة نظم المعلومات الآلية ،حيث أصبحت شبكات الاتصال ضرورية لقيام المؤسسة بالتجارة و الأعمال الالكترونية في جميع المؤسسات وفي نظم المعلومات .




المبحث الثاني : وظائف و مصادر تصميم نظم المعلومات

إن نظام المعلومات الفعال هو الذي يسعى إلى تحقيق عدة أهداف من خلال الوظائف التي يقوم بها ، و بتعدد الوظائف التي يقوم بها نظام المعلومات تعددت الخصائص و الدعائم التي يتميز بها ، و حتى يبقى نظام المعلومات دائما يتلائم مع استراتيجيات المؤسسة وجب عليه أن يتميز بمصادر تطوير و تصميم خاصة به .

المطلب1 : وظائف و أهداف نظم المعلومات

1- وظائف نظم المعلومات : هناك أربعة وظائف رئيسية موضحة كما يلي :

1-1- وظيفة الإعلام :هي وظيفة الحصول على البيانات و تتضمن تحديد كل البيانات اللازمة سواء داخل المؤسسة أو من خارجها ، في ضوء احتياجات المستويات الإدارية في المؤسسة و الملخصة كما يلي :

أ- الإدارة العليا : تحتاج الإدارة العليا إلى المعلومات اللازمة لتحديد الأهداف و السياسات العامة للمؤسسة ، ووضع الخطط الاستراتيجية التي تمتد لعدة سنوات .

ب- الإدارة التنفيذية : تختص الإدارة التنفيذية بوضع الخطط القصيرة الأجل و تحديد الإجراءات اللازمة لتنفيذها ومن ثم تحتاج إلى المعلومات التالية :

 معلومات عن سوق توزيع المنتجات و سوق المواد المستخدمة في الإنتاج .
 معلومات عن سوق التوزيع الفعلي للمنتجات و التوزيع المستهدف .
 معلومات عن تكاليف العمل و عن مستويات المخزون ...الخ .

1-2- وظيفة المعالجة : إن معالجة البيانات هي مجموعة متباينة من العمليات التي تسمح بتغيير المدخلات إلى مخرجات و هي :

أ- إعداد التعليمات الخاصة بتشغيل البيانات : تتحدد هذه التعليمات في ضوء الاعتبارات التالية :

 الاستخدام : يحدد طبيعة استخدام المعلومات و ثم طريقة معالجة البيانات .
 الخبرات المتخصصة : يشترك متخصصون في وضع تعليمات و برامج التشغيل اللازمة لإعداد التقارير المطلوبة .
 تكنولوجيا المعلومات : تحديد التكنولوجيا و الإجراءات الفنية المستخدمة .

ب- تجميع و تحليل وتلخيص البيانات : تتضمن هذه الوظيفة تقييم البيانات للتأكد من صحتها و مناسبتها للغرض التي تستعمل فيه، و يتم تشغيل البيانات بهدف إعداد المعلومات .

1-3- وظيفة التخزين : و تسمى أيضا بتصنيف المعلومات في ملفات ، حيث تحتفظ بجميع المعلومات المتحصل عليها ، بطريقة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة و هذا وفقا للتكنولوجيا المتاحة .

1-4- وظيفة الاتصال : إن الوظيفة الحيوية في نظم المعلومات هي إيصال المعلومات إلى مستخدمها النهائي ، و قد يتطلب ذلك نقلها من مكان معالجتها إلى مكان استخدامها باستعمال عدة وسائل :

أ- استخراج المعلومات وفقا لحاجة مستخدميها : بعد تشغيل البيانات يتم استخراج المخرجات التي تحقق الهدف و بعد حفظ نسخة من كل المعلومات، تعد منها نسخة لترسل إلى الأشخاص المعنيين بها .

ب- توصيل المعلومات إلى مستخدميها : ليس للمعلومة أي قيمة إذ لم يتم استخدامها لذلك وجب توصيلها بالشكل المطلوب ، و في الوقت المناسب ، و لا تقتصر وظيفة الاتصال في نظم المعلومات على مجرد توصيل المعلومات بل لابد أن يكون هناك اتصال مزدوج من أجل التأكد من فهم للمعلومة المطلوبة و يمكن أن يكون الاتصال على عدة أشكال مثل أن يكون شفهيا ، مرئيا على شاشة الحاسوب ، مستنديا .

2- أهداف وضع نظم المعلومات في المؤسسة :

* إنتاج معلومة مفيدة .
* تقديم وصف دقيق للمؤسسة .
* تسهيل وضع التقديرات .
* توضيح القرارات الضرورية الواجب اتخاذها .
* استخراج الانحرافات بين التقديرات و الإنجازات ، وإمكانية تحديد أسبابها و تقليصها .
* يسمح بوضع إجراءات تصحيحية مفيدة لحركة المؤسسة .
* ينبه المؤسسة قبل وقوع الخطأ (نظام تنبئي ).
* يساعد المسيرين و العاملين في تحديد المشاكل ، و تطوير المنتجات و إنشاء منتجات جديدة .



المطلب2 : خصائص و دعائم نظم المعلومات

1- خصائص نظم المعلومات :يمكن إجمال خصائص نظم المعلومات في العناصر التالية :

1-1- شبكة الاتصال : يشبه نظام المعلومات حالة شبكة الاتصال في أنه يزود بمسارات معلوماتية إلى الكثير من النقاط ، و هو يساعد المعلومات على التدفق في كل مكان بالمشروع و ربما إلى أماكن خارج المشروع .

1-2- مراحل تحويل و توظيف البيانات : تقوم نظم المعلومات بتحويل المدخلات إلى مخرجات ، و هنا توجد ثلاثة مراحل أساسية في هذا التحويل و هي مرحلة الإدخال و مرحلة التشغيل و مرحلة الإخراج ، وترتبط بهذه المراحل عدة وظائف هي تجميع البيانات و تشغيلها و إنتاج المعلومات ، كما يتم تنفيذ وظائف أخرى هي رقابة و إدارة البيانات .

1-3- إدخال البيانات و إخراج المعلومات : يتم إدخال البيانات خلال مرحلة الإدخال بينما يتم الحصول على المعلومات خلال مرحلة المخرجات ، وعليه فان البيانات هي الخامات التي تتحول إلى منتجات معلوماتية ، كما تنتج المعلومات لمختلف الأهداف و المستخدمين .

1-4-مستخدموا المعلومات : يتم إنتاج المعلومات من نظام المعلومات بالمشروع وذلك لاستخدامه من طرف المستخدم الداخلي أو الخارجي ، و يشمل المستخدم الداخلي المديرين و الموظفين بالمشروع ، أما المستخدم الخارجي فيشمل كافة الجهات المهتمة خارج المشروع مثل الدائنين و الموردين و حملة الأسهم و أغلب المنظمات و المؤسسات يتم إيصال المعلومات الضرورية بمساعدة تقارير دورية كجداول المبيعات ، الموازنات الشهرية الانحرافات و في أغلب * التوصيات حول تعديل أهداف النظام المفتوح .

حيث يقدم هذا التقرير إلى إدارة المؤسسة و يناقش معها حتى يتم اتخاذ القرار بشأن استبدال النظام القائم أو تعديله .

3- تصميم النظام : من خلال هذه المرحلة يتم إعداد المخطط العام للنظام بشكل كامل و يتم تصميم النظام على شكل تدريجي من العام إلى الخاص حسب مدخل النظم حيث يجب أولا تحديد الأهداف ووظائف النظام و تتضمن هذه المرحلة 3 خطوات و هي :

أ- تحديد بدائل التصميم : يمكن أن نحل مشكلة النظام القائم بعدة طرق لذلك يقوم مصمم النظام بجمع كل البدائل من الحلول أو الإمكانيات الممكنة لتصميم النظام الجديد و  تشجيع المشاركة على زيادة الالتزام بالتغير.
 زيادة معرفة المشاركين بالتغيير و تنمية مهاراتهم و قدرتهم على الرقابة و السيطرة .

ب- الفجوة بين مصممي النظام و مستخدميه من أهم الأسباب التي تقابل تطبيق و تنفيذ نظم المعلومات .

ج- دعم الإدارة : إذا حصل مشروع نظم المعلومات على المساندة والتدعيم من كافة المستويات الإدارية فهذا يؤدي إلى توليد اتجاهات ايجابية نحو النظام .

د- مستوى التعقيد و المخاطرة : قد تفشل بعض مشروعات النظم نتيجة لما تتضمنه من مستوى مرتفع من المخاطرة و يتأثر مستوى المخاطرة بالعناصر التالية ( حجم المشروع الذي يقاس إما بتكلفته أو بعدد الأفراد أو الوقت اللازم لتنفيذه ، هيكل المشروع ، الخبرة السابقة مع التكنولوجيا )

و- وفرة المعلومات التي يبنى عليها النظام .

ي- وفرة الأدوات المناسبة لإمكانية تخزين المعلومات و التعامل معها بالتحليل و القدرة على استرجاعها عند الضرورة .

2- مشاكل نظم المعلومات : ترجع مشاكل نظم المعلومات إلى المصادر التالية :
أ- التصميم : يفشل التصميم إذا لم يكن متوافقا مع القيم و الثقافة و الأهداف التنظيمية أو إذا كان معقدا بدرجة لا تسمح للمستخدم غير الفني باستخدامه .

ب- البيانات : إذا كانت البيانات التي يتم الاعتماد عليها في إنتاج المعلومات غير دقيقة و غير منسقة هذا يؤدي إلى غموض المعلومات الناتجة عن النظام .

ج- التكاليف :قد يعمل النظام بصورة فعالة ، إلا أن تكلفة تنفيذه و تشغيله قد تكون مكلفة عما هو مقدر له في الموازنة المخصصة له .

د- التشغيل : في هذه الحالة لا يعمل النظام بصورة جيدة كأن تصل المعلومات متأخرة نتيجة لفقدان بعض البيانات مثلا .
المبحث الثاني : دور نظم المعلومات في مراقبة التسيير و اتخاذ القرار

تعد المعلومة الوسيلة الفعالة و المدعمة لاتخاذ القرارات في جميع المستويات الإدارية و مراقبة تلك القرارات ، هذه المعلومة يتم تنظيمها في إطار ما يسمى بنظم المعلومات الخاصة باتخاذ لقرارات و مراقبتها .

لهذا وجب أن نضع خطا أحمرا للعلاقة الموجودة بين نظم المعلومات و مراقبة التسيير ثم علاقته باتخاذ القرارات و ترشيدها ، لذا ارتأينا إلى تقسيم هذا المبحث إلى :

 الخطوات الأساسية لمراقبة التسيير و خصائص نظام الرقبة الفعال .
 علاقة نظم المعلومات بمراقبة التسيير .
 علاقة نظم المعلومات باتخاذ القرارات .

المطلب1 : الخطوات الأساسية لمراقبة التسيير و خصائص نظام الرقابة الفعال

1- تعريف مراقبة التسيير : هي عملية مستمرة لمقارنة الإنجازات الفعلية بالعمليات المخططة ، و الحد من الانحرافات الحاصلة في الأداء التنفيذي ووضع التصحيحات اللازمة لتحقيق الأهداف ، و تعتبر مراقبة التسيير مجموعة من التقنيات الكمية و الكيفية التي يمكن استعمالها لمساعدة المسؤول عن التسيير من أجل تحقيق الأهداف إضافة إلى ذلك فإنها تعد العملية التي تسمح للمسيرين بالتأكد من أن الموارد المادية و البشرية قد استخدمت بفعالية من أجل الوصل إلى الهدف .

بصفة مختصرة يمكن تعريف مراقبة التسيير بأنها التحكم في التسيير ، و أن الخطوات ألأساسية لها تكمن في :

 تحديد الهدف بدقة مسبقا .
 قياس مستوى الأداء .
 تخصيص الانحرافات و تصحيحيها .

2- شروط مراقبة التسيير : من بين الشروط نذكر منها :

* وجود أهداف دقيقة في جميع المستويات و قابلة للتحقيق و محفزة .

* وجود التنظيم لأنه يسمح بتحديد المهام و توزيع الصلاحيات بشكل واضح .
* التنسيق .
* يعمل مراقب التسيير بمنهجية الإدارة الاستثنائية ( أي يتدخل في الانحرافات الكبيرة الغير مقبولة ) .

* وجود نظام معلومات حيث أن مراقبة التسيير تتطلب استعمال مؤشرات مالية وغير مالية نتحصل عليها من عدة مصادر في المؤسسة ( محاسبة عامة ، مالية مراقبة المخزون ) وعلى أساس هذه المعلومات يتم متابعة أنشطة المؤسسة و اتخاذ التصحيحات المناسبة في حالة وجود انحرافات و تحديد المسؤوليات في إطار مراقبة التسيير .

3- خصائص نظام الرقابة الفعال : لوجود نظام رقابة واضح يمكن المؤسسة من تحقيق أهدافها بفعالية فلا بد من توفر الخصائص التالية :

أ- الوضوح : يجب أن يكون نظام الرقابة واضحا و سهل الفهم من جميع المسؤولين على تطبيقه .

ب- انخفاض التكاليف : مردودية نظام الرقابة لابد أن تكون منافعه أكثر من تكاليفه .

ج- المرونة : نظام الرقابة لابد عليه أن يتكيف مع التغيرات الحاصلة داخل المؤسسة و خارجها .

د- سرعة الإبلاغ عن الانحرافات : و ذلك قبل وقوعها لتصحيحها .

و- إمكانية تصحيح الانحرافات : تظهر فعالية و كفاءة نظام الرقابة من خلال إمكانية تصحيح الانحرافات بعد تحديد الأسباب التي أدت إليها .

المطلب2 : علاقة نظم المعلومات بمراقبة التسيير

يتدخل كل نوع من أنظمة المعلومات في الرقابة على الوظيفة التي أنشأ من أجلها و سنتطرق إليها باختصار كما يلي :

1- فيما يخص نظام المعلومات التسويقي : انه يلعب دورا هاما في تدعيم أنشطة الرقابة على العمليات التسويقية كالتالي ¹:

* جمع و تسجيل البيانات و المعلومات التي تعكس مستوى الأداء الفعلي للأنشطة التسويقية داخل المؤسسة .
* مقارنة الأداء الفعلي بالأداء المعياري و تحديد الانحرافات و تحديد أسباب حدوثها .
* إعداد التقارير التي تمكن في تدعيم الرقابة .
* تحديد أهداف و خطط نمطية تسويقية للمؤسسة .

و من أهم مخرجات نظام المعلومات التسويقي تتمل في التقارير التالية ²:

* تقارير تقييم كفاءة المؤسسة في استغلال الفرص التسويقية على مستوى السوق و المنتج و الزبون .

* تقارير بمعدل ربحية كل سلعة ، عميل ، منطقة بيع ، منطقة التوزيع ....الخ .

* تقارير كفاءة النظم التسويقية بالمؤسسة .

* تقارير تقييم كفاءة الإطار التنظيمي المسؤول عن وظيفة التسويق داخل المؤسسة .

* تقارير كفاءة الإنفاق التسويقي .

* تقارير تقييم الأنشطة التسويقية من خلال توضيح الأنشطة الواجب تدعيمها أو التخلص منها أو إعادة النظر فيها .

* قرارات تصحيحية لتعديل الخطط التسويقية مستقبلا .



¹ أمينة محمود حسين محمود " نظام المعلومات التسويقية " مطبعة كلية الزراعة القاهرة ، سنة 1994- 1995 ص 185 .
² أمينة محمود حسين محمود – مرجع سابق – ص 182 .
2- فيما يخص نظام المعلومات الإنتاجي : يهدف إلى تقديم المعلومات في الوقت المطلوب لترشيد اتخاذ القرارات الخاصة بالمؤسسة و المرتبطة بوظيفة الإنتاج ، و هو يلعب دورا هاما في مراقبة التسيير إذ يساعد على :

* تقديم خدمات أفضل للزبائن .

* مساعدة الإنتاج في سرعة الاستجابة لاحتياجات الزبائن .

* تقديم المعلومات في الوقت المناسب و التي تمكن من تحليل العمليات الإنتاجية في الوقت الحالي و المستقبل .

* تحسين درجة التنسيق بين إدارة الإنتاج و الإدارات الأخرى .

3- فيما يخص نظام المعلومات المالي : يلعب دورا في الرقابة على التدفقات النقدية الخارجة و الداخلة المنظمة ، و متابعة الأسواق المالية و الأطراف ذات العلاقة بالنواحي المالية للمؤسسة ، مما تمكن المديرين في اتخاذ قراراتهم الخاصة ، بنواحي تمويل الأعمال و تخصي الموارد المالية ، و الرقابة على استعمالها .

4- فيما يخص نظام المعلومات الفردي : يلعب دورا هاما في الرقابة على وظيفة الموارد البشرية ، بأنها تعتبر الركيزة الأساسية في المؤسسة وهي تعمل على التنبؤ باحتياجات المؤسسة للأفراد ، و التأكد من استقطاب الأفراد الذين تحتاجهم المؤسسة و التأكد من أن الأفراد المختارين لشغل المناصب المعينة في المنشأة ذات كفاء .
كما يهدف إلى تصميم و تقديم برنامج لضمان صحة و أمن الأفراد و المساعدة على حل المشاكل التي تؤثر على مهامهم .
2- التصميم : هي عملية تجميع الكثير من المعلومات ، وهذه المعلومات قد تكون في صورة حقائق مختزنة في قواعد بيانات أو ملفات نظم المعلومات ، أو تقديرات و تنبؤات عن المتغيرات الهامة المكونة للمشكل و عملية توليد البدائل و تجميع المعلومات تستغرق وقتا كبيرا ، لكن نظم المعلومات يمكنها تدنية تلك الجهود من خلال توفير إمكانيات الاتصال السريع و السهل بقواعد البيانات .

لهذا فان لنظم دعم القرارات دورا هام في مساندة المديرين ، إلا أن العامل المؤثر في استخدام هذه الأدوات يمكن في الحكم الشخصي للمدير الذي يقوم باختيار أسلوب التحليل الملائم لطبيعة البديل و المشكلة و تفسير و ترجمة نتائج التحليل ، كما أن النظم الخبيرة أيضا تساعد في إظهار بدائل الحل بالنسبة للمشكلات المعقدة .

3- البحث و الاختيار : إن نظم المعلومات لا تقوم بصنع القرار و لكن تساهم في تحديده ، وذلك بما توفره من نماذج رياضية وكمية ....الخ ، وتعمل على تحديد الحلول الممكنة وتقييمها مما يسر عملية اختيار الحل المناسب ، و يمكن أن تساهم هنا نظم دعم القرار عن طريق إجراء عملية التقييم الكمي للبدائل كما أن النظم الخبيرة يمكنها أن تساهم في عملية تقييم و اقتراح الحلول الممكنة .


4- التنفيذ : لا يتوقف دور نظم المعلومات في عملية المساهمة في تحديد القرار النهائي ، بل يتعداه إلى العمل في تسهيل عملية تنفيذ القرار التي تستلزم عمليات اقتناع الأطراف المشاركة و الأطراف المنفذة ، و إن عملية الإقناع نفسها تحتاج إلى عمليات اتصال بين العديد من الأطراف المعنية بالقرار ، و هنا يمكن استخدام نظم دعم القرار في إجراء هذه الاتصالات من خلال شبكات الاتصال ، و كلما اعتمدت عملية الإقناع على تقديم مخرجات النظام و
التصميم نظم دعم القرار

بارك الله فيك و جزاك على جهودك المبذولة